Proyecto 9. Escribir cartas formales que contribuyan a solucionar un problema de la comunidad.

Argumentos para sustentan solicitudes, demandas o aclaraciones.

Cuando se solicita por escrito a alguna autoridad la solución de un problema, una aclaración o la satisfacción de alguna necesidad, es necesario presentar argumentos basados en datos o información verídica y no en opiniones personales. Algunos de estos argumentos pueden provenir de leyes, reglamentos o acuerdos.

El argumento es un razonamiento para demostrar una proposición, una idea, un juicio, o convencer de algo.

Otros argumentos que pueden emplearse también son los siguientes:

Explicación de causas y consecuencias.

Hechos que prueben lo que se afirma.

Definiciones de los términos empleados

Comparaciones.

Característica y función de las cartas formales.

Las cartas formales sirven para manifestar solicitudes, aclaraciones o demandas en asuntos legales o administrativos. Quien la escribe se llama remisor o remitente, y quien la recibe es el receptor o destinatario. Las cartas formales, por lo general, usan un lenguaje formal y tienen los siguientes elementos: Lugar y fecha (en la que se escribe la carta), Encabezado: datos del destinatario, saludo (con frases de cortesía), introducción (planteamiento del problema),  cuerpo de la carta (solicitud y exposición de motivos), despedida (con frases de cortesía), nombre y firma.

Hay distintos tipos de cartas formales que se clasifican a partir de la función que cumplen:

·         De solicitud. Se pide que se realice algo. Para ello se debe hacer una descripción general de la situación que preocupa.

·         De reclamación. Respetuosamente se presenta una situación que se solicita corregir.

·         De aclaración. Se describe la situación que causa duda, deben precisarse los detalles, como fechas, números y procesos.

En las cartas formales se debe cuidar la distribución de la información, sobre todo si se trata de explicar un problema o hacer una petición. Para una mayor comprensión, el cuerpo de una carta se organiza así:

Antecedentes: Se recrea la situación con los detalles más importantes que propiciaron el problema.

Planteamiento del problema. Se introduce la razón por la cual se elaboró la carta, es decir, el conflicto que hay que solucionar.

Exposición de motivos. Se plantea una lista de razones que justifican y explican la petición.

Petición. Contiene la propuesta o solicitud concreta.

Expresiones formales y de cortesía en las cartas formales.

Al escribir una carta formal es muy importante emplear el lenguaje adecuado para la situación. Al dirigirnos a una autoridad o a una persona con quien tenemos tratos profesionales o comerciales, debemos usar un leguaje formal. Por consiguiente, no es recomendable emplear palabras o expresiones de uso coloquial.

Es también importante usar formar de cortesía adecuadas. Así como al hablar empleamos las fórmulas que aprendimos desde niños (por favor, gracias, buenos días), al escribir formalmente debemos recurrir a las expresiones apropiadas. Estas fórmulas pueden facilitar el obtener lo que se solicita.

Abreviaturas usuales en las cartas.

En las cartas formales es común usar abreviaturas. Recuerda que una abreviatura es la forma acortada de una palabra, incluye algunas letras importantes de la misma y se cierra con un punto. Las abreviaturas siempre deben escribirse igual, pues son convencionales. Éstas generalmente se emplean para consignar los datos, tanto del destinatario, como del remitente. Por ejemplo, se usan abreviaturas como Lic. o Dir. Para señalar la profesión o cargo de una persona.

También se emplean abreviaturas, como Cd. o Edo., al indicar el lugar en el que se escribe la carta o la dirección a la que se envía.