Argumentos para sustentan solicitudes, demandas o aclaraciones.
Cuando se solicita por escrito a alguna autoridad la
solución de un problema, una aclaración o la satisfacción de alguna necesidad,
es necesario presentar argumentos basados en datos o información verídica y no
en opiniones personales. Algunos de estos argumentos pueden provenir de leyes,
reglamentos o acuerdos.
El argumento es un razonamiento para demostrar una
proposición, una idea, un juicio, o convencer de algo.
Otros argumentos que pueden emplearse también son los
siguientes:
Explicación de
causas y consecuencias.
Hechos que
prueben lo que se afirma.
Definiciones
de los términos empleados
Comparaciones.
Característica y función de las cartas
formales.
Las cartas formales sirven para manifestar solicitudes,
aclaraciones o demandas en asuntos legales o administrativos. Quien la escribe se llama remisor o
remitente, y quien la recibe es el receptor o destinatario. Las cartas
formales, por lo general, usan un lenguaje formal y tienen los siguientes
elementos: Lugar y fecha (en la que se escribe la carta), Encabezado: datos
del destinatario, saludo (con frases de cortesía), introducción (planteamiento
del problema), cuerpo de la carta
(solicitud y exposición de motivos), despedida (con frases de cortesía), nombre
y firma.
Hay distintos
tipos de cartas formales que se clasifican a partir de la función que
cumplen:
·
De solicitud. Se pide que se realice algo. Para
ello se debe hacer una descripción general de la situación que preocupa.
·
De reclamación. Respetuosamente se presenta una
situación que se solicita corregir.
·
De aclaración. Se describe la situación que
causa duda, deben precisarse los detalles, como fechas, números y procesos.
En las cartas
formales se debe cuidar la distribución de la información, sobre todo si se
trata de explicar un problema o hacer una petición. Para una mayor comprensión,
el cuerpo de una carta se organiza así:
Antecedentes: Se
recrea la situación con los detalles más importantes que propiciaron el
problema.
Planteamiento del
problema. Se introduce la razón por la cual se elaboró la carta, es decir,
el conflicto que hay que solucionar.
Exposición de
motivos. Se plantea una lista de razones que justifican y explican la
petición.
Petición.
Contiene la propuesta o solicitud concreta.
Expresiones formales y de cortesía en las
cartas formales.
Al escribir una carta formal es muy importante emplear el
lenguaje adecuado para la situación. Al dirigirnos a una autoridad o a una
persona con quien tenemos tratos profesionales o comerciales, debemos usar un
leguaje formal. Por consiguiente, no es recomendable emplear palabras o
expresiones de uso coloquial.
Es también importante usar formar de cortesía adecuadas.
Así como al hablar empleamos las fórmulas que aprendimos desde niños (por
favor, gracias, buenos días), al escribir formalmente debemos recurrir a las
expresiones apropiadas. Estas fórmulas pueden facilitar el obtener lo que se
solicita.
Abreviaturas usuales en las cartas.
En las cartas formales es común usar abreviaturas.
Recuerda que una abreviatura es la forma acortada de una palabra, incluye
algunas letras importantes de la misma y se cierra con un punto. Las
abreviaturas siempre deben escribirse igual, pues son convencionales. Éstas
generalmente se emplean para consignar los datos, tanto del destinatario, como
del remitente. Por ejemplo, se usan abreviaturas como Lic. o Dir. Para señalar
la profesión o cargo de una persona.
También se emplean abreviaturas, como Cd. o Edo., al
indicar el lugar en el que se escribe la carta o la dirección a la que se
envía.